Data Merge - 2

Imaginemos que queremos mais que uma recorrência por página, seja para fazer um plano de cartões de visita ou uma lista de contactos, ou outra aplicação que necessitem.

Comecem por definir na página mestra o vosso layout.

Como podem reparar, no topo do documento está apenas uma ligação aos itens do ficheiro Excel.

Agora podem gerar o documento final, clicando no símbolo do canto inferior direito do painel Data Merge. Surge-nos de imediato o painel de opções.

Neste painel podemos definir quais as linhas do Excel queremos colocar (Records to Merge) e quantas linhas queremos por página (Records per Document Page): se apenas um ou se vários, não se especifica quantos, já que a operação automática vai colocar por página quantos couberem.

No painel Multiple Records Layout, definimos as margens para o novo documento, se colocamos linhas ou colunas primeiro e o espaço entre estes.

Neste último painel, definimos as opções para as imagens, assunto que irei abordar noutro post. Podemos também definir um tecto máximo de páginas por documento.

Após o OK, a função automática faz um novo documento com todas as especificações que identificámos.

Ainda há mais funções possíveis nesta ferramenta, para além da colocação automática de imagens, que irei aflorar em próximos posts.

Data Merge - 1

Inicio com este post uma série sobre a função Data Merge que, se bem utilizada e preparada, é uma ferramenta poderosa.

Imaginem que têm de fazer cartões de visita. É fácil, não custa nada, mas se forem duzentos todos diferentes, aí já é mais complicado ou trabalhoso. Mas se usarem a função Data Merge, tudo se torna mais fácil. Em primeiro lugar preparem (ou mandem preparar, a opção que prefiro!!) um ficheiro Excel com as especificações que necessitam pôr no cartão: o nome, o cargo, o telefone, etc.

De seguida gravem o xls com uma das seguintes opções: delimitado por vírgulas (.csv) ou delimitado por tabelações (.txt).

Já no InDesign, criem o cartão de visita com a dimensão, formato e design que desejarem. Abram o painel Data Merge.

Através do Data Merge, abram o xls que prepararam.

Façam corresponder caixas de texto vazias aos campos definidos no xls. As caixas de texto pode ter já formatações de estilo, como o tipo de letra, o corpo, etc.

Após finalizado este passo, a vossa página mestra deve ter mais ou menos este aspecto:

Os três campos que vinham do xls têm duas aspas de cada lado, sinalização automática do Data Merge. Se as escreverem à mão, o InDesign considera-as como sinais gráficos e não como a programação do Data Merge. Notem que existe um campo "Morada" sem aspas, apenas como referência que podem colocar na Mestra todos os elementos gráficos ou de texto que são constantes em todos os cartões.

No canto inferior direito do Data Merge têm uma seta apontada a um quadrado com quatro quadrados mais pequenos por dentro. É o sinal gráfico onde deverão clicar em seguida para automatizar a função.

Depois só têm de seleccionar as opções no painel abaixo que melhor sirvam as vossas intenções.

Após darem o OK a este passo, o InDesign criará um novo documento com quantas páginas tiver o xls inicial e com todos os dados perfeitamente alinhados.

Neste exemplo fiquei com quatro cartões, todos com a mesma linha gráfica.

Nos próximos posts vou explorar mais algumas funcionalidades desta ferramenta, como colocar mais que uma linha do xls por página, inserir imagens automaticamente, etc.

Numeração automática de página

Mais um desafio surgido. Como numerar as páginas no mesmo local? Podemos ter na página ímpar a numeração das duas páginas do plano? Podemos, mas tem truque.

Na página mestra criamos a numeração de página como sempre fizemos. A grande diferença é que vamos inserir primeiro o marcador de página anterior que pode ser encontrado em "Type > Insert Special Characters > Markers > Previous Page Number", seguido de espaço ou travessão, ou o que quisermos. Por fim colocamos o marcador de página actual. E isto resolve o problema? Depende. Se trabalharem com o CS5, não há problema nenhum, mas nas versões anteriores surge "Texto 9 - 9". Para contornar este "bug" devemos criar uma caixa de texto vazia na página anterior, ligar as duas caixas de texto com o Text Thread e passar o texto para a segunda caixa.
Se quiserem fazer o contrário, ou seja, numerar na página par as duas páginas, devem fazer quase o mesmo: inserir o marcador de página normal e o marcador Next Page Number. Mais uma vez nas versões anteriores ao CS5 têm de fazer o truque da caixa de texto na página seguinte ligada à primeira.

Nested Styles

Há pouco tempo fui desafiado a criar um estilo de parágrafo com a especificação de ter a primeira palavra a cião, a segunda a magenta, a terceira a amarelo, a quarta a preto e assim sucessivamente. Pode parecer estranho, mas até que tem uma solução bastante simples.
Em primeiro lugar, definimos quatro estilos de carácter com as diferentes cores que vamos usar. Depois criamos o estilo de parágrafo e no painel "Drop Caps and Nested Styles" colocamos em "Nested Styles" os quatro estilos de carácter que criámos há pouco. Por fim adicionamos um quinto "Nested Style" que definimos para repetir os quatro estilos anteriores.

Simples, não? Este exemplo pode ser usado para criar outro tipo de estilos, mudando tudo o que for possível de mudar em estilo de carácter.

Quick Apply

Já andaram que nem uns loucos à procura daquela operação, que até sabem o nome, mas não sabem onde está? Quick Apply!
Estão fartos de pensar que têm um monitor demasiado pequeno para a quantidade de painéis que têm de ter à vista? Quick Apply!

Com Ctrl+Enter (Windows) ou Command+Return (Mac OS) surge o painel acima que tem diversas categorias que podem ser mostradas ou escondidas, conforme a vossa escolha. Desde todos os vossos estilos de parágrafo, carácter, objecto, tabela a todas as operações do menu e muitos scripts, tudo está disponível no Quick Apply.
Mas dentro deste rol interminável, não somos obrigados a ler todos.
Além de podermos seleccionar por categoria, temos disponível no topo do painel Quick Apply um campo onde podemos escrever o nome da operação desejada. Até escusamos pôr o nome completo, já que vai eliminando os comando que não têm a sequência de letras que vamos digitando, seja no princípio, seja no meio, seja no fim das palavras.
Depois é só escolher e clicar com o rato. O painel Quick Apply desaparece depois de usado, mas é muito fácil activá-lo de novo.

Mãos à obra

Começo aqui este blogue com o intuito de fazer tutoriais do que vou aprendendo de relevante no InDesign, Illustrator, Photoshop e Acrobat de forma a tornar-me Adobe Certified Expert - Design Master. Vai ser um caminho interessante e vou pedir ajuda a todos com os vossos comentários e sugestões. Se tiverem dúvidas sobre qualquer assunto ou tema que queiram saber, não hesitem em mandar-me uma mensagem e verei se consigo responder.