Data Merge - 1

Inicio com este post uma série sobre a função Data Merge que, se bem utilizada e preparada, é uma ferramenta poderosa.

Imaginem que têm de fazer cartões de visita. É fácil, não custa nada, mas se forem duzentos todos diferentes, aí já é mais complicado ou trabalhoso. Mas se usarem a função Data Merge, tudo se torna mais fácil. Em primeiro lugar preparem (ou mandem preparar, a opção que prefiro!!) um ficheiro Excel com as especificações que necessitam pôr no cartão: o nome, o cargo, o telefone, etc.

De seguida gravem o xls com uma das seguintes opções: delimitado por vírgulas (.csv) ou delimitado por tabelações (.txt).

Já no InDesign, criem o cartão de visita com a dimensão, formato e design que desejarem. Abram o painel Data Merge.

Através do Data Merge, abram o xls que prepararam.

Façam corresponder caixas de texto vazias aos campos definidos no xls. As caixas de texto pode ter já formatações de estilo, como o tipo de letra, o corpo, etc.

Após finalizado este passo, a vossa página mestra deve ter mais ou menos este aspecto:

Os três campos que vinham do xls têm duas aspas de cada lado, sinalização automática do Data Merge. Se as escreverem à mão, o InDesign considera-as como sinais gráficos e não como a programação do Data Merge. Notem que existe um campo "Morada" sem aspas, apenas como referência que podem colocar na Mestra todos os elementos gráficos ou de texto que são constantes em todos os cartões.

No canto inferior direito do Data Merge têm uma seta apontada a um quadrado com quatro quadrados mais pequenos por dentro. É o sinal gráfico onde deverão clicar em seguida para automatizar a função.

Depois só têm de seleccionar as opções no painel abaixo que melhor sirvam as vossas intenções.

Após darem o OK a este passo, o InDesign criará um novo documento com quantas páginas tiver o xls inicial e com todos os dados perfeitamente alinhados.

Neste exemplo fiquei com quatro cartões, todos com a mesma linha gráfica.

Nos próximos posts vou explorar mais algumas funcionalidades desta ferramenta, como colocar mais que uma linha do xls por página, inserir imagens automaticamente, etc.